为了便于使用文件，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到科学化、规范化。
一、文件的跟踪管理法
公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。
“日记实”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用文件跟踪单记录。
文件跟踪单呈卡片形式，每一类型的文件跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文件、内刊，省委文件、内刊，省政府文件、内刊，市委文件、内刊，市政府文件、内刊分别放在各自的盒子里。文件收回后，跟踪单自行作废。
二、文件的定位管理法
把送阅、送办的文件取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：
按文件长、宽制作适当厚度的文件盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有文件名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把文件橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依文件盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的文件，分层次按序人位。
三、文件的卡片管理法
在文件管理工作中，为了便于查找，文件可采取编制“文件卡片”形式管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本单位文件内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用信息。“文件卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。
编制文件卡片应注意以下几种情况：
1．凡遇到按文件标题填写不合逻辑时，要按照实际情况更改标题。例如有些统计表，往往是上级组织直接统一印发的，标题往往用“全国×××统计表”，这类表格如果用在县级单位时，其标题就应改写成××县×××统计表。”
2．遇到无标题或文件名称作标题的文件，则要根据文件的内容拟制一个简明确切的标题。
3．有的文件虽有标题，但要加上一个副标题才比较确切，使人一目了然。
4．对文字太长的标题，在不影响文件愿意的情况下，可以适当简略，使人一看就懂。
卡片分类后，要根据一定的方法固定类内每张卡片的前后次序和排列的位置，保持文件之间的历史关系，使之有目可查。每个单位每年所编制的卡片格式标准要一致，这样才不会失散，同时又便于查找利用。文件卡片的排列主要是指属类与小类内文件卡片的排列，可按类——属类——小类(问题)——年度——作者——时间的顺序排列。这样排列，同一性质的文件集中在一起，便于迅速、准确地查找。在同一年度里，卡片排列的次序习惯是：先上级后平级再下级；先党委后行政；先领导机关后业务部门。卡片经过排列，位置固定后放进卡片柜，并设属类、小类、问题或年度、作者等的索引卡，最后拟写一个“查阅需知”。这样，既能克服文件保管、利用的混乱现象，又保证了文件卡片的编制质量。
四、文件的制度管理法
要建立文件借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。
建立文件借阅、传递、归档制度一般包括下列内容：
1．建立文件借阅簿。即把各种文件分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查找。
2．借阅文件要注意以下几点：
(1)认真。无论何人、何故、何时借文件或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上一丝不苟地履行登记、签字手续。
(2)严密。规定借阅时间，控制“密级”文件阅知范围。特别对标有“密级”文件的外借，应随时请示领导，借出前要当面交待注意事项。
(3)勤查。对所管理的文件一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有问题就主动、及时上报，求得迅即解决。
3．列明本簿所属文件仅供何人何时查阅。
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