高科技的应用与发展，使我们的办公设备也日新月异。过去我们为交换信息所常用的电传机、中英文打字机、录音电话，现在正日益被电子数据传递技术所代替，譬如电：子邮件、电子数据处理、数码还原、可视传播等等，随之出现的是速度更快，储存量更大，性能比更高的超级电脑，以及各类高效率的办公软件；还有数码文件中心这样兼具扫描、储存、处理、传送、打印功能的智能设备；可视电话会议系统，可谓应有尽有。
无论这些办公设备有多么传统或者先进，无论这些办公设备使用起来多么复杂，但它们的基本操作规范都是一样的。
第一， 必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。
第二， 必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公、用的。个人专用由个人负责，指定公用由使用人负责，只有明确责任到具体个人，建立责任保养和损坏赔偿制度(正常损耗除外)，才能保障设备的正常使用，有效地延长使用寿命。
第三，注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。一旦发生故障，应立即请设备维修商上门修理。如果需将设备外移修理，必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室， 以防止个别损人利己的修理商借机偷梁换柱，以次充好，将原装设备弄得面目全非。高级秘书对此应该特别地多长个心眼儿， 以免遭人暗算， 因为现今这样缺德的事儿实在太多。最好的方法是同时请两家专业修理商互为顾问，交给甲方修理时，请乙方代表我们陪同前往，不暴露真实身份，只需在旁以专业眼光监督甲方修理的全过程，这样成本不高，安全系数却大大提高。对那些价值不菲，十分重要的办公设备，千万不要图方便图省钱而放任外修，一定要严加控制。
第四，未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。
第五，办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。室内应设置防雷或防静电装置。电源接地良好，安装平稳。设备使用过后应散风冷却15分钟以上，用防尘罩遮盖。平时经常用干的软布擦拭设备表面，因为办公设备的外壳大多是工程塑料，容易在静电作用下吸附灰尘，所以防尘吸尘是经常性的工作。现代办公设备精密度越高，对外界的反应也越敏感，任何震动、撞击、不按指令地乱摁功能键， 以及使用有腐蚀性的清洁剂、杀虫剂，或者盒饭的油渍，都会产生程度不同的损害。必须像爱护自己的眼睛一样， 小心翼翼地使用这些设备。
第六，如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。
为了更进一步准确地强调办公设备的使用规范，我们不妨以电脑的使用和维护规范作示范。
电脑是一种极为精密的人工智能型的电器设备，如果使用保养不当，轻则影响运作，缩短使用寿命；重则损伤机器，丢失重要数据。
电脑的最佳工作温度为18℃至25℃，过冷或过热都会引起元器件性能参数的变化，从而造成整个系统运行不稳定甚至瘫痪死机的后果。尤其是夏天应采取必要散热措施，连续使用两个小时就应休息一会儿，即使在空调状态中，连续使用也不要超过4个小时。
电脑使用时最适宜的相对湿度为35％至60％，过分潮湿会使机器表面生锈，过分干燥则会使元器件接线脚产生静电，冲毁机内信息，甚至烧坏芯片。
灰尘是电脑的又一大敌，积累在电路板上的灰尘最易引发短路和故障， 因此，平时不用电脑时，应用干净的棉花纸罩罩起来。办公室内应有除尘设施，并应有禁烟标志， 因为烟雾也是一种灰尘。另外，定期清洁电脑也是十分必要的，用柔软的毛刷轻刷显示屏、主机、键盘内的灰尘，配置的“猫”和“鼠”也一样同步除尘，尤其是“鼠”的滚动球容易沾上汗渍手印或灰尘， 因此必须单独取出后用温肥皂水或专用清洗剂清洁，切忌用酒精或汽油擦拭， 以免造成球体变形。如果是无线“鼠”，那么其感应孔也得细心扪打理，以保持其敏感度。
软盘驱动器是故障率较高的部件，平时应禁止使用劣质或发；霉磁盘，避免污损磁头。磁头上沾上灰尘会影响系统正确地读写数据，可使用磁头清洗剂清洁，酒精和清洗盘虽说也可用，但经常使用会伤磁头，不宜多用。
应避免在电压波动较厉害或附近有功率较大的电器如电钻、电焊、 电冰箱的地方使用电脑，否则会影响电脑的使用寿命。一般情况下，每台电脑都应配置UPS以应不测。
如果办公室内的电脑是内部网络系统，—台主服务器伺候多台终端的，那么对主服务器的散热、维护、保养应格外操心，凡是重要数据，一律备份， 以防止主服务器故障造成整个系统瘫痪。
其他要注意的事项还有：
不要让阳光直射，以免机壳老化。
不要随意放置茶水， 以免碰翻弄湿造成电脑短路。
不要在开机状态中插拔各种电缆， 以免烧坏接口。
不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘。
不要在运行程序还没有回DOS指示的情况下匆匆关机。
不要使用来历不明的软件。防止病毒侵入，并且配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性消毒。
不要在病毒入侵日使用电脑，除非我们有特殊的自我防护措施。当然，现在的病毒种类和肆虐日子越来越多，没准哪年365天天天都得关机，那真可怕!
不要自己随意处理硬件故障。
不要将电脑交给不熟悉的非专业人士修理，如有必要应全程陪护监督。
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