企业文档管理的方式

　　随着计算机办公的普及，企业信息化让电子文档成为企业智慧财产的主要载体，信息化程度越高，企业产生的电子文档就会越多。能否管理好企业文档并充分挖掘利用企业智慧财产的价值，不仅是企业信息化程度的重要考察指标，更关乎到企业的发展大计。

　　传统上的企业文档都是存放在企业本地电脑中，通过对文档的不同的分类，可以把企业文档保存到相关目录中，因此，可能会出现多级子目录的情况，虽然在理论上可以同从根目录开始，通过一条也许很长的路径(例如A电脑D盘C目录下的B子目录下的E文件)，直到找到文档。在效率至上的竞争社会里，是不允许这样的，于是人们采用了搜索的办法来解决这一问题，将树状的文档结构扁平化，这同样也产生了一个问题，那就是准确性，这个问题就需要设计合适的排序机制来解决。实际上，排序在人机交互上是一个值得考虑的细节，一个合适的排序机制可以使企业文档更加有序，具有更好的可读性，提高文档管理工作的效率。

　　要理解企业文档排序机制，首先要对企业文档的基本构成进行分析。一般说来，企业文档由文字、照片、图纸、表格、音频、视频等等格式构成，类型相当复杂，电子文档的多样性给文档管理带来很大不便。大型企业一般会针对本企业的业务进行分析，动用天文数字的人力物力财力，建立起一整套完善的文档管理机制，而对于中小型企业来说，投入大量资源开发自己的文档管理机制是没有必要的，大都会采取如下几种方式：

　　一、E-MAIL方式

　　这种方法通常是将文档保存在邮件附件中，这种方式在中小企业中很常见，它有自己先天的优势，那就是传播速度快，利用已有的成熟邮件系统及邮件客户端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以对企业文档进行归档和分发，这种方式，基本上是通过时间排序来管理企业文档的。缺点显而易见，一是文件必须压缩后才能上传，下载解压后才可以阅览，费时费力，而且邮箱的存储和上传都有大小限制。如果采取企业邮箱的方式，一则花费很高，二则受网速的影响很大;如果采用大型网站提供的服务，除了要考虑网速影响文档管理外，还要考虑邮件附件大小限制对企业文档保存的不利因素。更重要的是这些文档是分散保存在不同的邮箱之中，很难实现文档的共享利用，更无法实现文档的快速查找，因此无法适应一个企业文档可能出现多个版本的情况以及其他不可预料的情况。

　　二、文件共享服务器

　　企业内部搭建起一个共享的服务器，将文档放在服务器中实现文档的存储和共享。通过在文件服务器中对文件进行分门别类存放，文件共享对文档进行管理，可以实现比较简单的搜索功能，但仍然很难对企业文档进行挖掘和再利用。因为这种方式基本上就是文档分类排序和时间排序的简单结合体，可以提供基本的文档管理需求，但功能上远远无法满足企业文档管理的需要。

　　三、专业文档管理软件

　　一些比较大的软件开发商，如易度、泛微软件、德雅科技等，为中小企业提供了许多解决方案，并开发出了许多专业的文档管理软件，但是考虑到软件成本和培训成本，更多的企业采用SVN版本控制工具来管理文档，尤其是高科技企业。这种方式比较先进，是一种混合型的排序管理，能够很好控制文档的来源、流向、时间等等，只是技术门槛要求比较高、专业性较强、相关软件也比较复杂。