商务文书管理的基本任务

　　文书作为书面文件，是用文字的形式记载单位对内、对外一切活动的信息载体。文书质量的高低，文书管理是否规范、完整，直接关系到公司的切身利益。事实上，文书管理工作具有琐碎、复杂、涉及人多、涉及面广的特点。在文书处理的收文、发文过程中，如果不把每个环节、每个岗位的职责明确下来，就可能出现管理漏洞，给公司造成损失。因此，加强对各种商务文书的科学管理，是企业管理的重要内容。如何有条不紊地管理好各种文书，既不遗失、泄密，又便于文书顺利运行、查找调阅、有效利用。是很值得研究的问题。要从总体和具体两方面理解、掌握文书管理的基本任务，从而建立健全各项管理制度。制度建设，是文书管理的一项基础性工作。

　　文书管理的基本任务，总的来说就是采取一系列行之有效的规定和措施，使文书工作有条不紊地进行。保证文书的安全和有效利用，进而促进工作效率的提高，推进各项工作的顺利进行。具体有以下几方面的内容：

　　1.文书数量管理

　　文书数量管理，就是通过控制文书的数量，减少不必要的行文。控制文书数量的意义在于精简文书，克服文牍主义、形式主义。

　　行文的原则应该是从全局工作和整体效率出发，当实际工作确实产生了行文需要，而且预计行文后确实能收到较其他方法更好的工作效果时才行文。因此，要做到：内容空洞、无实际意义的文书坚决不发;能用电话、面谈或现场办公等方法解决的不必专门发文;能够通盘解决或综合处理的问题一次性发文;等等。

　　2.文书质量管理

　　文书质量管理，就是通过对文书的拟写和制作进行管理，为文书质量提供保证。文书质量，主要是指文书在记载、表达信息内容方面的准确性和有效性。文书质量管理的目标是要提高每一份文书在主题、文字、格式等方面的正确性、规范性和可操作性。

　　对文书的整个拟写和制作过程包括拟稿、核稿、签发、打字、校对、印刷环节都应进行严格管理，重点把握拟、制文书的四个环节，即拟稿、核稿、签发和校对缮印。

　　3.文书时效管理

　　文书时效管理是对文书传递运转周期进行有效的管理。其目标在于缩短文书处理每道环节所花的时间，加快文书运转速度，提高文书工作的效率。

　　文书运转渠道是否畅通，直接关系到文书的利用和单位的工作效率。因此对文书运转的各个环节都必须进行有效的管理，认真做好文书处理全过程的催办工作。尤其是针对紧急文书的缓急程度.发急件时应做到先拟、先审、先发;收到急件应当提出明确的办理时限。{page_break}

　　4.文书物质要素管理

　　文书的物质要素包括书面载体和显字材料。文书以纸张为主要书面载体，以油墨、墨汁和墨水为主要显字材料。文书物质要素管理的目标是使文书物质要素具有完整性和耐久性，延长文书使用的寿命，为立卷和归档打好基础。

　　一般来说，文书的制作和办理都应当使用钢笔、签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔;墨水应使用不易扩散、便于保存的蓝黑、碳素墨水，不得使用纯蓝、红色等易于扩散、褪色、不宜保存的墨水;传真机收到的文书和复印机复制的文书，不能永久保存，如需永久存档，应请发文单位重新制发。除了这些要求，平时也要做好文书的维护工作，及时发现问题。

　　5.文书的借阅和翻印管理

　　(1)文书借阅管理

　　文书借阅是文书利用的基本方式，文书借阅管理就是通过控制借阅范围、强化借阅手续、督促按时归还来保证出借文书的安全，提高文书的利用率。

　　文书借阅管理应该制定严格的借阅制度，包括按时归还、严禁翻印复制、不得转借等内容的规范。

　　(2)文书翻印复制管理

　　按照文书正本的内容和格式原样复制称为文书的翻印复制管理，包括按原件重新排版打印的翻印件和用复印机或扫描仪复制的复印件两种文书。

　　翻印或复制文书均须经领导人批准，经批准或委托翻印的文件与原件具有同样的效力，但复印件作为正式文件使用时必须加盖证明章。

　　6.文书安全管理

　　文书安全管理，就是要求安全运转和保管文书。在文书处理的过程中，应以严肃的态度、制度化的管理和科学的手段对待文书制作、传递、办理、立卷和归档等各个环节，保证文书不误传、不泄密、不丢失、不损坏、不散失，做到信息上、物质上两方面的安全。