商务秘书实务之库存管理

　　1.办公设备和办公用品的接收程序

　　(1)先用订货单和通知单与对方交付货物时出具的交货单和货物进行核对。

　　(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。

　　(3)接收数量的出人也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。

　　(4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公品库存卡的接收项中。

　　(5)接收后，要及时更新库存余额。

　　(6)将接受的货物按照办公用品存储规定存放。

　　(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。

　　办公室用品入库后，必须保存在安全的地方并有序地摆放，以防止物品损坏、浪费或失窃，注意消除事故和火灾隐患。当需要时又能容易地找到。

　　2.库存目录

　　虽然耗材的购买在库存控制卡上有记录;但非耗材，例如：机器、固定设备、各种装置以及家具等等要记录在库存目录单上，这个库存目录用于公司财产的审查。一个库存目录应该包括以下信息：

　　(1)库存目录系列号。

　　(2)财产描述。

　　(3)财产消耗。

　　(4)供应商名称。

　　(5)接收日期。

　　(6)存放位置。{page_break}

　　3.物品保管

　　库存保管中应采取的措施：

　　(1)储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。

　　(2)各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地点，以便能够迅速找到物品。

　　(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。

　　(4)体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生危险事故的危险。

　　(5)小的物品、常用的物品.如订书钉盒，应放在较大物品前面，以便于找到和领取。

　　(6)储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。

　　(7)储藏办公用品应有良好的照明。

　　(8)固定资产的保管主要包括固定资产的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘存、交换和养护等，目的是保持固定资产的使用价值。如果企业的固定资产因保管不良而变质、变形、损坏或丢失，会造成极大浪费。因此，采赡物材以后，应妥为保管。固定资产的保管一

　　般要设专门的库房和专人进行管理。保管员对采购员购人的固定资产，按照品种、规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库，精心保管。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。要定期检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形。

　　在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期(季度或半年)清理库存，做到账物相符。保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。