公司文书管理制度

　　(一)总则

　　第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。

　　第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。

　　第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。

　　第四条必须严格保守文书的机密。

　　第五条文书按下列要点处置或办理：

　　1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。

　　2.即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。

　　第六条文书的管理原则规定如下：

　　1.文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。

　　2.分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。

　　(二)文书的收发

　　第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：

　　1.一般文书予以启封，分送各部门。

　　2.私人文书不必开启，直接送收信人。

　　3.分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。

　　(三)文书的处理

　　第八条文书按机密程度可分为以下几类：

　　1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

　　2.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。