商务礼仪中接待外宾的礼仪介绍
接待外宾,要事先了解清楚客人的身份(包括职务、年龄等)及其抵达时间,然后派出与外宾身份相当的人员前往指定地点迎接。与外宾见面后,翻译要向对方介绍我方主要人员的姓名、职务。然后可与对方行握手礼。握手时主人应向客人先伸手,轻握对方的手,双目注视对方,面带微笑。要注意的是,身份低的一般不应向身份高的主动先伸手,男士不要先向女士主动伸手。
与外宾会见,至少应提前半天与对方联系约见,最好不要临时约谈。约见时间定好之后,尽量不要再改变。如遇到特殊情况而无法参加,可在征得外宾同意的前提下,由身份较低的人出面会谈。
会见时的座位安排是:外宾居右,我方人员居左。第一主宾是我方主谈人员右侧第一个位置,第二主宾在第一主宾的右侧,其他陪同人员则可随便就坐。翻译人员一般安排在我方主持人的右侧,也可在其后面。会谈时如果要用长桌,则以门口方向为准,面朝门的一面为上方,背门的一方为下方,让外宾坐在上方。我方主谈人和主宾分别坐在自己一方的中间。
谈话时要注意态度和蔼、自然大方。说话声音要适中,不要用过多的手势。要注意倾听对方发言,不要左顾右盼,或随时打断对方谈话。不能在会谈过程中打哈欠、看表等。谈话内容应事先准备充分,确定好谈话范围,不要随便答复自己不知道的事情,或者自己无把握、未经领导批准的问题。注意不要去谈论对方年龄、收人等私事。对于对方未听明白的问题,应通过翻译解释清楚。
要根据外宾不同的生活习惯,妥善安排好其食宿事宜,并根据其活动日程,具体组织承办或者安排到有关单位会谈、参观、访问等。在外宾参观访问某单位时,该单位应照常继续工作,而不应停止工作。
送客时,可以在送别会上向外宾赠送一些适合其风俗习惯的礼物。然后,派身份与外宾相当的人员前往送行地点。当外宾所乘坐的交通工具开动时,送行人员要挥手致意。在机场,一般要等飞机离地起飞后方可离开。如果有外国工作人员同时送行,应在离开时与之告别,并让其车辆先行。
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