要做好展会的人际传播，需要企业有备而来。展会的现场特性及其拥有人际传播的特性使传受双方都能得到最直接和最讯速的反馈信息，形成真正的互动传播。针对参展的专业观众，这也是企业参展的很重要的一部分目标观众，参展商应该在展会前从展会主办方取得参展观众的注册名单，从中仔细分析筛选，提前给名单上的潜在客户至少寄发一张卡片或者邀请函，邀请他们光顾自己的展位，当然在邮件里可以附上一份小礼物，或者提供抽奖机会，或者做成一张VIP入场券，以表示企业的诚意和重视。对于展会上的部分零散观众，企业同样可以准备一些小礼品以便现场派送。
以礼诱人这种促销方式确实是一种人际传播中行之有效的手段，很多参展商别出心裁，在礼品上下足了工夫。最常用的是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄出，然后通过这些观众到达展位现场才能凑成一份完整的礼品。事实证明这种办法确实能够有效提高参展商展位的光顾率。美国一家公司在展前别出心裁地印制了大批有自己公司名字的装爆米花的纸袋，随函寄给该公司的新老客户，说明凭此邀请函可以免费参观该次会展，而凭纸袋可以在该公司展位上获赠免费爆米花。最后，该公司成为当次展会观众最多的展位，并由此提高了公司知名度。当然，吸引有效观众是促销的基本原则。现今，也有一些企业制作一些印有公司名称的小册子，介绍展会城市的风土人情以及食宿信息等，这些小册子对于很多远道而来的观众自然是一种好帮手，派发这些礼品的企业也自然赢得一片好感。
当然，参展企业提前对参展工作人员进行系统培训 做到参展期间对观众以礼相待、微笑服务，这已经是展会人际交流最基本的要求了。
成功的参展商发现，潜在客户的转化归功于展前的促销、展会上的热情招待和员工的培训。由此可见，由于展会是有组织有目的的传播，限定了传播者、受传者和传播内容的范围，信息量高，传递的密度大，受众在很短的时间内就可获得大量有效的同类信息。要取得良好的参展效果，还需要参展商将整个市场完全整合到展会项目中，并运作一套完整的市场活动，这样参展的效果才能尽显。
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