(1)明确展会项目目标。这是制定项目计划的第一步。展会项目的展开、实施是一个达到目标的过程，这一日标不仅要体现组展方与客户方的一致件，而且必须明确、具体、切实可行。一个明确、合理的展会项目目标应该具有以下特点是体系性，即项目目标不是仅满足单一方的要求，而是需要同时满足组展企业、参展商以及观众三方的需求，构成一个多重目标体系是优先性，即对组企业而言项目成本、时间和技术技能三个基本目标构成的目标体系巾，需要确立一个优先性目标，以便目标发生冲突时有所权衡;子是层次性，即展会项目目标具有从抽象到具体、从宏观到微观的层次，随着展会项目的分解不断地细化，从而将项目总体目标贯彻到各实施环节中。
(2)确定展会项日范围。根据项目目标，展会组织者应在项日计划中明确达到目标的项目范围或工作任务。一般来说，确定展会项目范围包括以下内容：形成与项目目标相适应的参展规模，满足专业观众的需求;二是观展商范定，即确定专业观众的类别、购买力水平、数量等，以确保展会交易额达到平，满足参展商的需求;三是服务范围的确定，即确定展会组织者应该向f和专业观众分别提供哪些服务。
(3)估算展会项目时间。为了确保展会项目以合理的进度执行，以使展会和客户在现有的成本约束下，发挥最大的效率，组织者需要科学估算承办可能需要的时间，这是展会项目计划中不可或缺的内容。对展会项估算包括两个方面：一是估算每项活动或工作元素从开始到完成所需[，如展前筹备工作所需的时间，展中客户交易所需的时间，展后从撤展到哨所需的时间等，这种估算不仅要考虑项目团队成员平均工作能力，而且伤参展商团队在相关环节上的配合能力;二是估算展会项目的总体进度，他的是这并不是每项活动所需时间的简单相加，而需要考虑各项之间的时间重叠等因素和意外事件产生的可能。
(4)编制展会项目预算。项目预算是项目执行的尺度，也是成本控制的有展会组织者应该根据展会项目范围，对企业的人、财、物等各项资源进行配置，并进行合理地总体与分项预算。展会项目预算主要包括三个方面：人力资源预算，主要解决三个问题，即完成整个展会项目需要哪些人才以及人才的需求数量。这些专业人员从何而来，怎样合理配置这些人员以形成高展览设施，二是物力资源预算，需要什么样的配套服务设施及何种高新技术等问题;三是资金成本估算，即对出人力资源成本和物力资源成本构成的直接项目成本进行财务预算。
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