接待的目标顾客群在通常情况下一天是四十到五十人甚至更多，与每个来访者的交流时间很短。而且通常对来访者个人情况并不了解，一切都需要从最初始的交流开始。现场的噪音和竞争对手的信息诱导也造成了同一个观众接受信息上的障碍，通常下一个展位上的信息传播会导致上一展位信息的流失，从这个角度上来说，交流只有多形式、高频率的重复出现才能保障在观众记忆中不会被放弃。
从以上种种表现看来，日常工作中的交流强度与展会中相差甚远，在这样的竞争环境下怎样圆满完成参展任务、保证参展的实效，达到参展的预期目标?就需要在交流的流程、分工、管理上制定全面细致的计划。
在专业服装展览会中，参展商的展位设计、展品的开发和陈列、价格的确定、参展人员的训练和要求、时装表演的整体设计以及企业形象介绍的印刷品的设计等等都要在3一4天的展览会期间以浓缩的方式直观的传递给服装经销商、新闻媒体以及社会公众。“冰冻三尺非一日之寒”，大量全面、精心的前期策划工作是参展成功的主要因素。
首先，成立专业参展工作小组，分工合作，负责组织企业内部的准备工作。企业展览工作团队一般由筹备组和展出组组成。筹备组中项目经理为负责人，人员构成主要是宣传、广告、公关、财务、行政和后勤部门，工作内容包括选择展品、运输、设计、施工、宣传、联络、后勤、行政等工作。展出组的负责人称展台经理，人员主要有营销部经理、生产部经理、推销员、技术员等，如缺少礼仪人员、翻译人员，也可以从企业外部聘请。工作内容主要包括接待贸易群众、介绍产品、记录情况、洽谈贸易、签订合同等。
团队组织工作中最重要的是选拔适合的展台人员。展位特装设计固然可以从视觉上彰显企业的品牌内涵和文化底蕴，但高效交流的关键仍然取决于展台人员，他们在展台形象的信息传达和提炼中推波助澜，在推动交易成果的实现过程里更是不可或缺。这一点，在参加注重贸易实效的展会时应该格外引起展览负责人的注意。展前认真的筛选、全面的培训，要确保展台人员对本公司、本公司产品、竞争对手产品，和目标客户的业务知识有全面的掌握，在公共关系建立、团队配合、时间管理上能灵活的掌握。
其次，与展会组织者相互交流，研究展会举办地理位置、时间、专业细分是否与本企业营销体系相适应。通过了解历届展会状况、观众质量，确定明确参展目标。如果是首次参加某展会，应尽可能以最快速度做出参展决定，第一时间预定对本企业最为有利的展位。
接下来开展的交流工作还包括与装饰公司设计人员交流展位设计思想，充分展示企业文化;参展人员交流培训根据组展方的价格报告，做好参展费用预算，拟订详细参展方案，围绕方案计划有序开展准备工作。
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