一、建立严格的登记制度
公文办理的全过程是由众多的程序组成的，而每一个程序办理快慢、用时多少，都直接影响着整个公文办理过程的长短。显而易见，提高公文办理效率的根本途径就是努力压缩每个程序所用的时间。这就要求建立严格的运转环节登记制度。
首先，要求各处室和院系确立专人办文，实行办文全程负责制。该制度要求办文责任人在办文过程中，负责包括“登记”程序在内的整个公文办理过程，严格实行运转环节的登记制度，要求各部门办文人员使用统一的“收文或发文登记表”，其内容包括文件名称、主办责任人、运转环节、运转时间，这样保证了公文的迅速运转和保管的科学性，从而保证了工作的顺利进行。
其次，公文的收发登记原则应是便于文件的运转、统计、查找和催办，而且应该是手续简化，有利于提高工作效率。根据来文渠道分成国务院、教育部、卫生部、省政府、省教委、省卫生厅、其它等七大类，分别编写顺序流水号，将收文日期、单位、文号、标题、密级以及来文份数等项目登记入册。在对来文进行登记时，要特别注意来文渠道，公文的重要程度和缓急时限，按照公文的不同要求分类，以便公文的迅速处理和日后查阅。
再次，为提高公文处理的效率，应严格控制进入文书实际处理体系的文书量，把好文书入口的登记关。像一般性的通知、函、电报、简报等，有的登记后可直接处理，有的不需登记便可作处理。大大地减少了文书处理量，节省了时间，提高了工作效率。
二、采取适当的传阅方式
公文传阅是公文处理工作中比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。
分传是按照合理的传阅程序分别将文件呈送有关领导阅批。这种传阅方式，在管理上比较严密，可以有效地控制文件去向，灵便地进行调整，避免积压和丢失，但手续繁琐，费时较多，尤其在应阅人较多的情况下，往往需要很长时间。
专传是指由专人将文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。秘书必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节，加快传阅速度。
回传即后边阅批人的指示意见需要向前边已经作过批示的领导通报，是一个倒流传阅的过程。如果遇到领导意见不一致时，应征求有关领导意见后再回传。
集中传阅指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散，采用专传方式还不能满足要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。
公文传阅的各种方式在实际操作中是互相联系的，有时是交叉使用的。但无论采取哪种传阅方式都必须分清传阅的主次和先后，体现先办事后阅知，先主办后协办，急件急办，平件快办的原则。阅件一般先传主要领导，后传主管领导，再传其他领导;办件则应先传主管领导，请主管领导作贯彻性批示，再传有关主要领导，而后传分管部门。紧急公文和需要分管领导直接阅处的公文，可以按照先办后传，跳跃式传阅等方法处理。
公文传阅既要迅速，又要保证质量，应注意以下几点。
1.给领导呈送文件时，要注意按一定的顺序。如按顺序分作急待处理的文件、需要批办的文件、上级机关的指导性文件和一般参考性文件，以便领导阅文时根据文件的缓急分别处理，保证及时处理紧急文件和了解上级文件精神。
2.掌握传阅时间，及时查看、询问、提醒领导阅文。如遇领导长时间外出，或因其他工作短时间内不能阅文等情况，随时调整传阅顺序，以免造成文件积压。
3.如果文件办理涉及几个部门，应按先办理、后阅知、先主办后协办的顺序依次进行。文件传出后，秘书人员要及时了解和掌握文件的运行情况，从而提高工作效率。并严格掌握传阅范围，以免传阅失控，文件遗失，影响工作。
三、建立健全催办工作制度
催办是公文处理程序中的一个重要环节，是对公文承办情况的查询督促，是避免积压、加速公文运转的手段。领导批示的办件，送达承办部门后，为使来文得以及时处理，应对承办单位进行适时的督查、催询。对未办理的文件，可多次催办，直至办结为止。对久催不办或积留未办件过多等情况，秘书人员应亲自到承办部门面对面了解和询问文件的承办情况，催促尽快办理。
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