OA系统中的档案管理功能肯定无法跟独立的档案管理系统相比,其实这很正常,就像OA系统中的人事管理、项目管理、资产管理等功能也无法跟独立的管理软件相比较一样。但这些功能在应付一般单位的使用时,还是绰绰有余的。OA系统本来就是一个全能冠军,而非专项冠军。
以国内领先的华天动力OA系统为例,它实现了档案管理的电子化和信息化。在OA系统中,档案来自于两个方面,一方面是审批完毕的表单、文件,或者是通知、公告等直接归档;另一方面则是将各种纸质文档扫描或拍照,上传到OA系统中实现电子化管理。
为了让员工上手更加容易,华天动力在档案管理中沿用了纸质档案的各项专用术语,档案分为类目、案卷、档案三个级别,使得档案整理更加明了。
面对一些用户提出档案需要经常借阅的需求,华天动力OA系统提供了完善的档案借阅管理,并和工作流功能实现了集成使用。档案借阅的请求、批示等工作都可以通过网络运行。同时,档案的去向、归还和借阅人信息也可以被全程记录,方便了档案的监控和追踪。
另外,华天动力OA系统提供了完备的档案维护功能,对有保密期限要求的档案提供了到期提醒功能,能够及时销毁档案。同样,所有的操作也都是有记录可查的。
安全性是档案管理的重点内容,华天动力OA系统的档案管理也设有了完善的权限控制,档案分级都有专业的管理人员管理,非管理人员要查阅档案均需要申请、审核通过后才能查阅。
事实上,华天动力OA系统将档案管理员分为三个级别:“档案管理员”可进行类目管理,设置类目的管理员和使用对象,“类目管理员”可进行案卷管理,设置案卷的管理员和借阅范围,“案卷管理员”可进行档案借阅审批、借阅档案强制收回和档案销毁操作。
目前,档案管理的电子化、数字化已经成为大势所趋,而OA系统则提供了一个简便、低成本的工具,使企事业单位不必上马昂贵的档案管理系统,就能够轻松实现档案管理的电子化和数字化,何乐而不为呢?
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