公文的基本功能是能够逾越时间与空间有效地记载、传递与存贮公务活动所需的信息，是机关行使职能的重要工具，具体表现为：
1 领导和指导功能。公文是传达贯彻上级各项政策的有效形式。
2 纵向联系功能：公文便于下情上达，是下级机关请示、报告工作、反映情况的基本手段。
3 行为规范功能。公文使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。
4 横向联系功能。机关之间能够通过公文相互交流信息、商洽事务，在工作上取得协调与配合。
5 宣传教育功能。公文具有较强的政策性、理论性、是教育干的好教材。
6 依据和凭证功能。公文是机关管理活动的真实记录。
文种，即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。我国法定的通用公文文种，主要包括：
1 规范性文件。含条例、规定、办法、决定四种。
2 领导指导性文件。含命令(令)、指示、批复、通知、通报五种。
3 公布性文件。含通告、公告两种。
4 呈请性文件。含议案、请示、报告、调查报告四种。
5 商洽性文件。即函(公函)。
6 会议性文件。即会议纪要。
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公文处理必须遵循下列基本原则:
1.法制原则
要求全面立法,严格执法,通过法律、法规、规章制度对公文处理活动加以调整,规范。
2.实事求是原则
要求公文必须真实反映情况,一切从实际出发,解决实际问题,讲求实效,克服官僚主义,反对形式主义。
3.质量原则
要求准确、严密地处理公文,追求公文处理活动的全部构成要素、全部过程与全部质量指标的优化。
4.保密原则
要求公文处理活动中应认真遵守国家关于保密的法律法规,树立保密观念,掌握必要的保密方法与技术,严守党和国家及团体的秘密。
5.时效原则
要求及时、快捷地处理公文,维护公文的时效。应明确规定公文办理的时限,简化手续、减少公文运转层次,推行公文标准化与实现公文处理的现代化。
6.精简原则
要求精简公文,简化公文处理的程序、手续与方法。为实现这一原则,提倡一切从实际出发,加强调查研究,反对形式主义与文牍主义。
7.集中统一原则
要求在公文处理活动中各级各类机关工作人员应接受各办公厅(室)的集中统一的领导,遵行统一的制度与标准,部分公文处理活动(收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁)须由公文处理部门(人员)专门完成。
8.党政分工原则
其内涵是在公文处理活动中,应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围,使其在各自的职责权利范围内专司其职、专负其责,以保证工作的有效进行,从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。
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