从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。
(1)掌握上情
要准确地掌握党的路线、方针、政策，善于从中央、市委和区委的一系列重要会议、重要文件中把握各时期、各阶段组织工作的重点，做到上情了然于胸，从而确保文字材料的政治性。
“上情”来自学习。我们要认真学习有关文件和报刊，深刻领会中央、市委和区委的指示精神。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在机关应用文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证指示精神的贯彻和落实。
(2)熟悉下情
要熟悉基层党组织的基本情况，熟悉基层党员、干部、群众的基本需求，不断总结基层经验，发掘工作特色，查找存在问题，研究有效对策，从而提高文字材料的针对性。
“下情”来自实践。要深入实际，深入到党员、干部、群众中，开展调查研究，获得第一手资料，找准“上情”与“下情”的结合点。要从鲜活的事实中抽象出工作的规律，防止闭门造车、照抄照搬，克服言之无物、空话连篇，使我们所写的机关应用文更具生命力。
(3)感悟风格
在机关应用文写作，特别是撰写领导讲话时，要明确领导的语言风格，从而使文字材料更加符合要求。
“风格”需要洞察。“语言风格”就是要根据工作需要、根据不同场合、根据不同受众，确定机关应用文的行文语言和格调。语言风格需要在平时观察和体会。特别是撰写领导讲话，还要考虑到领导同志自身的风格，如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。
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