机关应用文有着较强的书面语言的语体色彩。
(1)平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：实在，不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去;质朴，如实地表现事物的本来面目，不允许艺术夸张;通俗，机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。
(2)得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混。
(3)确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释;更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。
(4)概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力;第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性;第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。
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应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。
今天我们所讲的应用文，是机关应用文。党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。
机关应用文的概念比公文的概念更加宽泛。公文是国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书。公文的基本特征是：法定的作者、权威性和程式化。公文是机关应用文的重要组成部分。
应用文重在“应用”二字，“应”是对应、适应、应承、应制、应付的意思;“用”是派用、需用、运用、实用的意思。应用文写作就是应主体需用、客体实用的文稿写作。
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