在法定公文中，“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。显然，“意见”不是我们通常意义上理解的看法、想法。党政公文的意见，是指各级党政机关对重要问题提出建议、主张和处理办法的意见性公文，属于多个方向行文。
在市场经济条件下，新事物层出不穷。各机关在工作中经常会遇到一些新的情况和问题，如果原有政策规定不够明确，或不相适应，就需要上级机关进行正确、及时的指导，以提出见解、措施，规范人们的行为，为下一步完善和制定有关法律法规做好必要的准备。而指导工作又不能使用刚性很强的“决定”等公文文种，那么，“意见”作为法定公文文种，既成为下级向上级或向平级机关提出解决有关重要问题的见解和处理办法等方面建议的渠道，又成为上级在发现下级遇到有关重要问题时，提出见解和办法措施，对下级予以指导的途径。在多年的实践中，“意见”较好地解决了呈转性公文中长期存在的难题和上级在指导工作中的弹性问题。
对“意见”文种的这一界定：
1.不是“重要问题”不得采用“意见”。意见所涉及的内容必须是“重要问题”，即当前工作中所遇到的涉及全局性、方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。“重大”是就“一般”而言，“主要”是就“次要”而言，“新”是就“常规”而言。
2.“意见”中要对“重要问题”“提出见解”。所谓“见解”，就是对工作中发生和出现的问题要能够作出全面中肯的分析，提出自己的看法和观点。
3.“意见”中不但“提出见解”，而且还要有“处理的办法”。在分析认识的基础上，拿出切实可行的解决办法和措施。只提出问题，而对问题的分析粗描淡写，对问题的解决含糊不清，一切全凭上级去拿主意、想办法，是“意见”写作的忌讳。
4.“意见”可以下行、上行和平行，集批示性、呈请性、建议性和商洽性于一身。
5.意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。
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为进一步提升成都医学院公文处理的规范化水平，提高档案建设质量，12月29日，党委办公室·校长办公室邀请学校各部门兼职档案员及相关部门分管领导共计40余人召开了“成都医学院2014年公文处理及档案管理年会”。校长余小平参加会议并讲话，党委办公室·校长办公室主任王计生主持会议。
会上，党委办公室·校长办公室副主任刘修利做了规范成都医学院公文处理的报告，着重对近日发布的《中共成都医学院委员会办公室成都医学院办公室关于进一步规范公文处理工作的通知》(党办函〔2014〕5 号)做了介绍和说明。刘副主任对成都医学院公文发文字号及使用范围、发文审批程序和发布管理、校内请示、请阅件管理工作、收文管理等方面内容做了详细解读，以实际案例逐一讲解了学校常用公文的具体格式要求，并有针对性地解释了学校名称使用、呈批件使用、合署办公发文等实际问题。
档案馆馆长童燕从档案馆基础建设、规章制度建设、立卷归档情况、档案借阅工作等方面做了2014年学校档案建设工作总结，并简要介绍了学校2015年档案建设工作重点。
余校长在听取了汇报后充分肯定了学校在公文处理和档案建设方面的工作，并希望相关工作人员新的一年里工作有新起色，在总结成绩的同时要进一步做好未来工作的谋划，相关工作再上新台阶。余校长认为，科学、规范、有序的公文处理和档案管理不仅关系到学校正常工作的开展，也代表了学校的管理水平和对外形象，还是学校加强内部治理，推进现代大学制度建设的需要。
余校长强调党委办公室·校长办公室要严格把关，将公文处理规范管理落到实处;档案馆要做好兼职档案员培训，加大档案管理力度，收集整理成都医学院发展历史资料，档案建设与学校校史建设相结合，为校史馆建设做准备;各办公室成员及兼职档案员要恪尽职守，与时俱进，提升工作能力，来年再创佳绩。
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