在你通过即时消息联系某人之前问问人家喜欢什么样的沟通方式--电话、电子邮件或是即时消息。“有些同事可能会觉得即时消息非常实用，而有些人可能会觉得那会分散注意力而且很烦人，”礼仪专家托马斯·法利(ThomasFarley)说，他是礼仪网站WhatMannersMost的专栏作家。
即时消息并不适合铺开叙述深刻的思想。“即时消息的好处在于快速节省时间。而它的劣势则是会让我们的沟通方式变得松懈，”德克萨斯议会学校的所有人戴安娜·古兹曼(DianeGottsman)说。
你完全可以通过设定自己的状态避免因被打扰而生某人的气，或者因为忽略了即时消息而疏远了某人这些情况的发生。“根据你当天的工作安排来设定你的即时消息状态--‘没在座位’或‘忙碌中’的自动消息回复会让发消息的人知道你不能马上进行回复，”法利说。
要用你在电子邮件中所使用的相同的语法和标点--这是非常重要的。“偶尔使用缩写是可以的，但请不要在工作中使用口语式的方式或傻乎乎的表情，”古兹曼说。
你不会通过工作电话说一些你不希望让同事或老板听到的事情。法利建议说，在使用即时消息的时候也要完全遵照这个原则。其他人能很容易的从你身后看到你正在说的话，而且也很有可能你会不经意的把消息发错人。
即时消息能马上送达，但并不意味着你就能马上收到回复。“如果你没有收到即时消息的回复，不要发送挑衅性的消息，比如‘嘿?’，可能你在发送消息的时候是微笑着的，但对方看不到你的表情，很有可能猜测你的语气是消极的，”古兹曼说。
通过即时消息或电子邮件吵架，会留下太多引起误解的可能。“如果你在工作中收到了负面的回复或粗鲁的即时消息，建议你马上进行面对面的沟通(通过skype)或打电话给对方。因为辨别肢体语言和语音语调比较容易，这最终能化解或解决冲突，”古兹曼说。
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