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携程商旅帮助企业解决员工差旅报销难题

岁末年初,商务拜访、业务洽谈进入高峰期,员工的出差也越来越频繁。由于差旅费用的直接经手者通常是员工、财务和供应商,这其中会有一些公司管理层无法掌控甚至无法知悉的情况发生。

  假发票是员工差旅过程中最让人头疼的一个问题。财务人员需要练就一双火眼金睛,识别各种形态的假发票,尤其是出差报销,核实异地发票的难度和费力度会比较大。如果财务未能严格把关,不仅可能多支出了差旅费用,若被税务机构查出,还须支付额外的罚款。

  假发票对于出差员工而言也是一大难题:除了无法拿到差旅报销款,还有可能被公司管理层和财务质疑诚信问题。

  若使用携程商旅,企业员工通过携程商旅预订行程,系统会智能记录每一个项目的具体信息,无论是机票、酒店、火车票,所有项目都由携程商旅汇总并开具在一张大发票里。发票不用经手员工,直接由携程商旅寄送至差旅负责人,财务人员更不用再去逐个核对五花八门的发票,不用费尽心力去鉴别每一张发票的真假。

  假发票分为两种:一种是发票本身就假,属市场上倒卖的非税务机关监制的假发票;另一种是发票本身是真,但员工出于个人利益故意提高发票金额,这属伪造经济业务事实的“假发票”。

  由于很多公司仅仅在差旅费用方面对员工有约束,具体用怎样的交通工具和住哪个酒店并没有严格要求,这其中便会滋生一定的灰色地带,例如小部分操作不规范的酒店私下和员工达成“默契”,开具金额不实的发票“互惠互利”。

  财务人员可以在一定程度上辨认出第一种假发票,但面对第二种假发票时,大概也束手无措了。

  通过小代理、个人散订等传统的差旅机票预订方式,由于预订过程不透明,价格造假的问题很难完全杜绝,酒店预订更是如此。携程商旅可以帮助企业规避上述的道德风险,所有产品价格在同一平台公开显示,预订过程透明规范,可避免人为的价格造假。

  “将在外,军令有所不受。”公司管理层虽然制定了差旅标准,但大多数情况下,实际出差时,机票酒店往往不能按照既定标准执行。长年累月积少成多,这也会给企业带来不少的损失。

  但有时员工也会抱怨:各城市的物价水平不同,统一的差标在实际操作中并不合理,预订时一旦发现要超出差标了,难道每次都打电话向领导请示吗?而且面对每张都超过报销额度一点点的差旅报销单,财务也会感到为难:不给报销显得不近人情,但都给报了,怎么向公司管理层交待?

  携程商旅可以帮助企业落实差标管理制度。差旅负责人通过差旅管理系统设置差标,员工在预订时,系统会自动筛选符合要求的产品,员工选定产品之后,系统会通过短信、邮件等方式向相应审批人发送授权请求。通过系统设定,公司还能要求员工提前预订以获得更多的价格选择。另外,携程商旅不仅为企业提供竞价平台购票,还专为差旅人士设计具有竞争力的机酒产品。

  作为专业的差旅管理公司,携程商旅帮助众多企业优化预订及审批流程,完善和执行差旅政策;基于行业差旅数据分析,提出商旅管理建议,提升企业差旅管理水平,实现最高达30%的差旅费用节省。


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