公文是具有特定的格式,传达贯彻党和国家的方针、政策、发布行政法规和规章,施行行政措施,交流经验的重要工具.因此,它的种类、格式、行文规则、办理及管理都有严格的规定.如果公文写作存在不规范现象,不但会使公文失去权威性和严肃性,而且会影响公文的办理过程.申论考试中,公文写作占有很大的分值,如果这部分掌握不好,写作不够规范,也会影响申论考试的总体成绩.
公文写作中,正确地选择文种是写好公文的重要前提,也是写作者应具备的最基本的能力.行政机关的公文种类主要有13种,即：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要.目前在这些公文的写作中最直接的就是规范化问题,因为这是阅读人对公文最直观的反应.而文种错用又是规范化问题中比较常见的,主要集中在请示与报告、请示与函、报告与函、公告与通告、决定与通知、通知与通告等文种的错用上.
例如,通知和通告的错用源于两者都具有知照性.但是在知照性这一点上,两者有着明确的分工,通告是社会组织广泛使用的、面向社会的知照性公文,具有一定的周知性和约束性;而通知适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,通告的公布性表明是对不特定人的告知,而通知的传达性表明通知是对特定人的告知,是平行文或下行文.反映在公文行款上,通告由于是对不特定人的告知,因而无主送项目,而通知是对特定人的告知,主送对象是明确的,必须标明主送机关.
通常在申论考试中,会出现很多涉及公文写作的题目,需要考生认真加以区分并且按照给定的标题的文种要求去作答,这样难度就会有所降低,但是很多考生在考试过程中却仍旧没有头绪,无从下手,原因就在于不清楚每一种公文的特点和区别,因而导致失分.建议广大考生正确认识不同种类行政公文的性质作用和适用范围并加以相应的练习,通过立足于当前自身实际,从培养敏锐的政治洞察力、重视文风问题、遵守写作规范、学会驾驭材料、讲究语言得体等方面,切实提高自己的公文写作水平,这样不仅可以在申论考试的公文写作题目中取得高分,也是为将来真正成为公务员打下良好基础.
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古代公文讲究质朴明白、文约事丰，颇多可取之处。如《过秦论》是贾谊政论散文的代表作，其《中篇》仅用18个字“秦灭周祀，并海内，兼诸侯，南面称帝，以养四海。”便将秦统一六国的史实叙述完毕，其中“灭”“并”“兼”三个动词一气呵成，自然流畅。又如刘邦的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”。只用10个字就将三条带有法律意义的入关规约公诸天下，语言直白、朗朗上口，经口口相传，路人皆知，省去了大量宣传发动的人力财力。
无独有偶，笔者在四川夹江千佛岩，看到值得借鉴学习的两篇简明公文碑文。其一为明代的“婚姻文告碑”:“示喻军民人等知悉，今后完配，须年至十五六岁以上方可迎娶，违者父兄重责枷号，地方不呈官者，一同枷罚。都察院示。”此篇公文共计47字，内容由都察院颁布。责任明确，言简意赅，具有强制执行约束力。不但将(早婚者)父、兄定为主要责任人，地方(保、甲)也归入连带责任之列，极具威慑效应。此文颁布之后，夹江早婚之风得到了有效的控制。
另一篇为“正堂王示摩崖石刻”。全文如下:“正堂王示，严禁上下一带开厂打石，如违严究。”此篇公文更加短小，共计18字。文意斩钉截铁，无任何商量余地。这则文告颁布后，至少在清代嘉庆至民国期间，对千佛岩文物起到了有效保护作用。
古人为什么要用这样简练的文笔写作公文呢?笔者认为，公文是法定机关或组织制发的，它代表着法定机关和组织的意图，具有法定效果和强制执行的约束力，一定要质朴明白，达到让每个百姓明了的目的。
如今，中央要求开短会，写短文，我们不妨好好学习研读一下古代公文，从那里汲取一些有益营养来。
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