“函”是不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。
“请示”与“请求批准函”有严格的区别, 主要有：
一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。
二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。
四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。
“函”在公文往来中使用比较广泛, 其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项, 不能用“请示”或“报告”, 应使用“请求批准函”。
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“报告”是上行文, 其主要作用是向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种, 但在实际工作中, 部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文, 如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2014年XX工作总结”等, 这样的标题是不对的。其实, 工作总结就是向上级机关汇报工作, 可直接使用“报告”文种, 主送上级机关(可多头主送), 抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2014年XX工作情况的报告”, 这样就比较规范了。
“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文, 应按请示性公文的程序和要求办理;作为平行文, 提出的意见供受文单位参考;作为下行文, 对贯彻执行有明确要求的, 下级机关应遵照执行, 无明确要求的, 下级机关可参照执行。
这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中, 部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文, 如：“某某单位2014年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等, 都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种, 规范的标题应为“某某单位关于2014年XX工作的意见”
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