简短是当代公文写作发展的客观需要及必然趋势。据报道，联合国每年印制各种文件要用去5853吨普通纸和234吨影印纸，另外还要用掉82吨卫生纸，总计相当于毁掉10.5万棵树。为此，联合国秘书处建议：最好缩短各种文件的篇幅，删除不必要的词语，只印最重要的内容，以极大限度地挽救树木。把写短公文提升到挽救树木的战略高度来认识，颇具理论与实践意义。
在不少国家，都把它视为公文的一项改革。比如新加坡在1976年就成立了“华文应用文改革工作委员会”，制定了《华文应用文改革大纲》，目的是“使应用文变成容易学、容易写，既快捷、又简省的通讯利器，从而更好更广泛地为现代化的新加坡社会服务。”再如美国前总统卡特为研究如何改革和精简文体，专门举办了由200名联邦政府官员参加的学习班，而且自己带头，把原来总统签署命令的首句“我秉承合众国宪法和法律赋予合众国总统的权力，兹发布命令如下”改为“我作为合众国总统命令”，这就推动了美国文风的改革。
那么，公文写作何以能“短”?笔者以为，主要应从以下几方面着手：
一、一事一文，主旨明确。公文行文必须做到主旨明确、集中、单一，力戒枝蔓横生，繁冗芜杂。每份公文要解决什么问题，必须首先确立一个明晰的中心，然后再紧紧围绕这一中心去组织材料。除综合性报告以外，一般应采用“一事一文”的方法，特别是请示类公文，更应如此。这样做，既便于承办，又便于事后立卷归档，并能有效地缩短行文篇幅。否则，一文数事，势必形成“多中心”，造成冗长杂乱的现象，令人不得要领，从而影响行文目的的顺利实现。
二、用语简洁明快，干净利落。公文总要直接地、迅速地传递某种信息，因此，其用语必须做到言简意赅，精炼概括。具体包括：
其一，摒弃不必要的解释和说明。在公文写作中，为使阅者准确理解有关内容，有时需要对其进行解释或说明。但要注意遵循“必要”和“适度”的原则，切忌过多过滥，造成篇幅上的繁琐和冗长。这样，对于“亦即”、“就是说”、“换言之”等等，诸如此类的解释或说明性语句，应尽力避免。
其二，删掉可有可无的字、词、句、段。这主要是在公文的修改环节来完成。毋庸置疑，好文章是改出来的，“文章不厌改，修改出佳篇”，“写得好的本领就是删掉那些写得不好的地方的本领”(契诃夫语)。鲁迅先生说过：“写完后至少要看两遍，竭力将可有可无的字词句段删掉，毫不可惜。”毛泽东同志对此又做了进一步的引申发挥，指出：“鲁迅先生说至少要看两遍，至多呢?他没有说。要我看，不妨看它十遍，认真加以修改，然后拿出去发表。”当然，这种“为求一字稳，拈断数茎须”、“两句三年得，一吟双泪流”式的文章修改法，并不完全适合于公文写作，因为许多公文都是“急就篇”，往往是“今天交任务，明天要稿子”，容不得你去做精雕细琢。但在时间和条件允许的情况下，这种认真修改的精神却是非常值得提倡的，也是确保公文质量所必需的。公文初稿写完后，要反复检查，认真修改，重点应在语言表达方面下些工夫，竭力将可有可无的字、词、句、段删去，毫不可惜。为此，要特别注意：删掉这一字、词、句、段对公文内容有没有影响?会不会使人产生歧义?上下文义是否仍然连贯、顺畅?等等，如无妨碍，则应大胆删削，以省减文字，缩短篇幅。
其三，淘汰层层“套话”，既不要开头“戴帽”，也不能结尾“穿靴”。现行公文写作中，“套话”屡禁不止，其表现有二：一是开头“戴帽”，如“在中央×××文件精神指引下，在上级党委、政府的关怀下，在本单位领导的直接指挥下，经过全体干部和职工的共同努力……”等;二是结尾“穿靴”，如“让我们共同奋斗吧”、“我们虽然取得了上述成绩，但距离领导要求还相差很远”等等。这两种倾向，只能导致文字表达上的空洞浮泛，而不具任何实际意义，均应坚决剔除。
三、贵用“直笔”。党政机关公文写作条例明确规定，草拟公文应当做到“直述不曲”，这是由公文本身的性质所决定的。公文具有很强的政策性和指导性，因此在撰写时必须做到直言其事，只要能将有关内容准确清楚地予以表达即可，力戒拐弯抹角，含蓄隐讳。多用概括性、陈述性的语言，少用或不用描写性、抒情性的语言。对事物或问题的情状作过多铺陈或“渲染”，势必导致篇幅上的冗长杂乱，从而影响公文的质量及效用。
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