你会如何管理自己电脑中的文件?恐怕一千个人会有一千个管理方式。对于个人来讲，也许会尽可能的满足自己的个人习惯、喜好;但是对于一个公司来讲，如果没有统一、规范的标准化管理，必然会导致信息传递不畅、文件利用效率不高等问题。本文将从文件存储方面，结合中交二公局的解决方案来探讨企业文件存储的一些问题。
中交第二公路工程局有限公司(简称中交二公局)的经营范围主要以路桥施工，工程施工设计为主，拥有各类管理和技术骨干超8000人。工程施工中以“项目”为基础的管理方式，一个项目可能要横跨数年，由来自各个部门的管理和技术人员参与，产生的“项目文件”不计其数。文件繁多、存储分散等原因造成了中交二公局极大的管理不便，并且时有文件损坏、丢失等情况发生。
海量文件带来的存储问题是多样，其原因也是不同的。
一家企业，如果缺乏统一规范的文件管理制度，那么将会出现各种千奇百怪的文件存储方式。在同一个项目组内，两个不同人员的存储方式也各不相同。例如：有人会将文件夹按照文件属性设置为：设计图纸，技术参数，施工进程等;而另一个人则会按照时间划分文件夹类别：2015.1,2015.2等。对于文件的创建者，按照个人喜好来建立区分文件夹是最常见的方式。但是对于管理者，这无疑加剧了项目文件的管理难度。当管理者在“设计图纸”与“2015.1”两个文件夹之间徘徊时，效率已经被降低。
当项目完工、资料归档时，管理者无法从这些资料中去分辨哪些是重要的，哪些是临时的，很容易就会造成数据的丢失和遗漏。不断的追求技术创新是中交二公局发展的基础，而如果缺少了历史资料的积累与学习，创新也就成了无根之萍。
更何况，这些文件资料基本上是分散存储在各个人员独自的电脑里。当项目完工，项目组也就解散了。关于这个项目的设计图纸，技术资料，施工记录等文件，也许会被管理者集中收集归档，也许就被被遗忘在个人的电脑硬盘里。即使这些资料保存了下来，也只是存储在各个分公司的独立服务器中，无法作为经验资料被整个公司的人员学习与分享。对于中交二公司这个参天大树来说，各个分公司、项目组成了这棵大树的一段段根茎。如果无法持续将养分向上输送惠及这个公司，无疑对于公司的发展是相当不利的。
因此，中交二公局找到了开始网络，找到了kass。选择开始，不仅仅是因为kass系统的安全易用、功能全面，更看重的是开始网络在文档管理领域中十年的积累与发展。中交二公局相信，这样一家有经验积累，技术发展的企业是值得公司信任与合作的。
中交二公局让开始网络领略到了中国顶级路桥企业深厚的技术积累与发展，感叹于中国建造技术的举世成就时，也让我们更加坚定了自己的使命，为更多的中国企业提供最先进、最科学的文档管理解决方案，让“中国智慧”不断的积累和传承!
开始网络通过系统的前期调研和分析，为中交二公局量身定制了详细、科学的文件管理解决方案。以kass文档管理系统为基础，为中交二公局建立统一的文件存储平台。系统以局总部统一的服务器为基础，各分公司、部门、项目的人员均可通过网页浏览器不限地域的登录系统。用户可以将重要的，需要留存的各种行政公文、设计图纸、技术资料等文件统一上传的kass系统，避免文件的丢失和遗漏。Kass系统能够无差别的延伸到中交二公局的每一个工作人员，让每一个人都成为公司的养分输送点，都能享受到知识分享的乐趣。
同时，kass系统也满足了中交二公局项目地点分散，施工地点不固定的办公需求。不论是PC网页、客户端，还是手机网页、APP、微信，都可随时随地的登录系统，完成文件的上传和预览等操作。
通过调研中交二公局的文件管理现状，开始网络帮助建立了全公司范围内统一的文件管理制度。根据中交二公局的组织结构，用户角色划分等需求，建立相应的文件夹存储目录，让每个文件都能放置在系统指定的位置。这样，不仅方便了管理者有序管理全公司的各种文件，也为用户的查找和使用提供了便利。
同时，kass系统提供了多维度的文件分类与检索功能。用户不仅可以在“中交二公局-XX分公司-XX项目”中找到相应文件，也可以根据文件分类“合同”“图纸”“账目”等属性来快速定位相关文件，让文件管理井然有序，一目了然。
8000+的系统用户，数以TB记的文件资料，搜索必然是极其重要的一环。Kass系统所拥有的强大的搜索引擎，完美的解决了“去哪找”“如何找”“速度慢”的难题。只要记得文件的文件名、创建者、修改者、创建时间、修改时间、文件类型、模糊关键字等任一相关信息，都能够快速、准确的定位到所需文件，极大的提高了文件搜索效率。
文件存储不单单是“找一个服务器、硬盘存一下”，它牵扯到了许多公司管理思路、个人喜好等问题。在规范的文件管理制度下，创造最科学、最易用的文件管理方式是开始网络不断为中国企业提供的解决方案。
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