由于我们一般使用肉眼寻找信息，所以分类数和每个分类中的信息条数应当平衡，而且越少越好。应当把文件夹排列出清晰的次序，设计出高效的子分类树，同时嵌套不宜超过四层。有人说，文档管理就像收拾自己的房间，不论是否井然有序，自己用着舒服就行。
但是，你有试过从一个杂乱无章的仓库里去找一个根曲别针么?难道只有等到遇到了问题，才能真正体会到文档管理的重要性么?
文件夹的分类整理，原则上应根据文档类型进行分类划分，文档量大的，可以根据日期、对象进行二级分类划分。要使每个归档的电子文档都能找到唯一的、最短的归档目录。目录名称可以根据业务对象与日期信息组成。
同时，具体文件夹划分最好符合以下原则
1.MECE原则——各目录之间尽量相互独立(Mutually Exclusive) 没有交叉重叠，所有目录尽量完全穷尽(Collectively Exhaustive) 以保证内容完整性。
尽量保证不同目录间界限清晰、切合紧密。尽量避免出现同一文件可同时属于不同目录，尽量避免某文件无处放置。在完全穷尽时需考虑文件存储分布尽量均匀。
2。方便性原则——目录结构必须符合自己的的使用习惯，方便查阅。
3。稳定性原则——整个目录应该是相对稳定的，不会经常变化。
4。安全性原则——目录分类要便于权限管理。
文件夹命名同样不可草率而定，而应
1。简单易懂——命名需要通俗易懂，尽量避免使用生僻字词。
2。避免重复——尽量避免与其他上级文件夹完全重名或部分名称重叠。
3。符号规范化——尽量不使用特殊符号。对于特殊符号，需要统一含义用途，例如‘&’表示连接符，‘@’表示正在处理的目录。
4。数字排序——对于需要按指定顺序排列的目录结构，可在文件名称前附加数字/时间/编号等序号。
对于临时文件，最好在适当位置建立临时文件夹，方便存放各种临时文件。临时文件夹中的文件需要定期进行清理。需要保留的及时移至各类固定文件夹，不需留存的则及时删除。
由于我们通常依靠搜索寻找信息，所以给搜索引擎看的资料越详尽越好。标签的意义就是能够给到搜索引擎尽可能多的信息，进而快速定位文件。标签的数量可以不加限制，每个文件的标签应尽可能多、细，包含的信息也就更加准确。
如果标签太多会不会很乱?不用担心，标签是用来检索而不是用来看的，要相信搜索引擎的能力。但要注意的是，同义标签应尽量统一，使查找更精确。
文件的标签系统与文件夹系统的区别在于：文件夹系统是以知识的逻辑来分类(比如一公司文件、二公司文件)，一般是树状结构，强调文件的主题和归档;
而标签系统是以知识的性质来分类(比如合同、产品参数等)，一般是扁平结构，强调文件的分类和检索。
文件标签就相当于文件的体貌特征，它可能是全文内容的几个关键词、文件的创建/修改时间、文件类型、文件描述等。一个文件可以拥有一个或多个不同的标签，每一个标签都能展示出这个文件独特的知识信息。
通过详细的文件标签，可以帮助我们在文件夹基本目录的基础上，根据我们所了解的信息，快速、准确的定位到各种所需文件。
文件的标签命名同样应当遵循上述命名原则，但是可以更全、更细。同一个文件可以添加多个不同的标签分类。
文档管理可以帮助我们提高效率，做好文件的储备与知识的提升。对于个人来讲，人们依然可以根据不同个人喜好、使用习惯来进行文件的划分。
但如果在一家企业里，你用时间来划分文件，我用类型来划分文件;你用QQ来传递资料，我用邮件来传递资料，必然使管理变得低效，工作变得复杂。
规范、统一的文档管理制度才能给企业带来真正的价值。
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