掌握公文的概念以及公文写作，需要了解公文所具有的特点。公文是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。公文的特点主要有作者的法定性、法定的权威性、法定的执行效用、体式的规范性、处理程序的规定性。
作者的法定性
公文作者的法定性是指公文不是任何个人都可以任意制发的，它是由法定的作者制成和发布的。所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
法定的权威性
公文的权威性是指各机关在其法定职权范围内所行使的公文，在其所管辖的范围内是不允许下级机关拒不执行的。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。比如，国务院是全国最高的行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。
特定的效用性
公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。另外，公文所具有的特定效用是有一定的时间性的，任何文件都不是永久有效的。
体式的规范性
公文体式的规范性是指公文有规范的体式，为了维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，国家有关机关以法规形式，对公文的文体、结构、格式等进行了统一规范。
处理的程序性
公文处理的程序性是指公文的制发和办理必须经过规定的程序。
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公文是特定机关为处理特定的公务而制发的特定文字材料，是一种特殊的文体，其写作过程具有一些特殊的规律性。无论是公文写作的构思、布局、结构还是成文的逻辑以及内容上，都需要遵循一些基本的规则。所以要写好公文，除了文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等之外，还必须讲究一些“规矩”，即公文书写方面的方式方法。
首先、公文书写要规范合法、准确求实。规范即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许标新立异。合法即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程必须合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。
比如在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“()”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位(即001)，出现“××函〔2007〕001号”等不规范格式。
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