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高效管理需要有效的信息沟通

  企业要实现高效管理和快乐工作之目的,有效的信息沟通是基本前提。提高企业效率,就要提高行为有效性,为此就要准确传递管理信息。 

  一、量化的含义及信息交流的分类 

  栾总认为,所谓量化不是企业的数据,不是用数据表示就是量化,阿拉伯数字并不代表量化。什么叫量化呢?它的定义应该是这样的,让每一个员工无论在何时何地就能把他需要的信息区分出来。也就是说,信息准确传递的前提是信息量化,区分信息的差别,接收到的信息能够准确区分,消除信息的不准确性。 

  量化的目的,正如栾总说的,我们要调整我们的观念、习惯、文化,尽可能以准确的、精确的、量化的方式来传递信息,消除信息的不准确性,不使信息在传递过程中产生歧义,使对方能立即明白你要传达的信息。 

  信息及信息交流是一个非常广泛的概念,有必要进行简要的划分,否则人们会产生概念混淆,反而不知所云。信息交流可以通过通讯设备进行有效交流,例如电话、电报、网络等媒介,对这些媒介的研究,就是通讯技术研究的命题。也可以实现人与机器之间有效沟通,例如人机对话等,这是人工智能研究的课题。还可以发生在人与人之间的交流,这是心理学的研究对象。组织中的人际沟通是组织行为学研究的课题。岗位说明书等、产品生产等表现出来的人和客体之间的信息交流,是人力资源管理和生产管理研究的课题。管理也是一个非常广泛的概念,他所研究的信息交流对以上的专业研究成果都会涉及,但不能因此而混淆概念。 

  二、“悟”的文化传统 

  栾总认为,管理其实是文化的一种表现,中华文化博大精深,从企业管理角度上看,更多地表现为一个“悟”字,领导与员工之间,员工与员工之间,更多地以“悟”来传递信息。栾总又讲了交通堵塞和找上海2655号门牌的例子。这实质是文化沟通障碍问题。 

  沟通的障碍很多种,其中文化和语言传统也会影响有效信息沟通。对人际沟通和岗位设置、流程管理等都会产生影响。 

  前些日,我在博客里发了《易中天谬解<学而时习之>》的博文,这是由于我国文字和语言传统造成的。可能古代没有纸张等廉价承载文字的载体,也就使文章特别简练,单体汉字很少,常常通假借用,造成多种理解。《易经》、《老子》等书可以有千百种理解,唐宋诗词更是“仁者见仁,智者见智”。 

  长久以来,就形成了我们的文化和语言传统。我们这个传统是很好的,举个小例子,世界发展必然出现新事物,语言上就要有新的词语相对应,英语就得不断创造新的词语,词语会越来越多,学习者会很困难;我们就简单了,取几个单字并在一起就是一个新的词语,把几个偏旁并在一起就是一个新的单字,一看就认识。 

  当然,这个传统也会给我们带来弊端,有时表现出的不确定性,也会造成理解困难,不易掌握。栾总举了一个《MS-DOS操作系统》的例子,外国人对岗位、对产品表述得很精确,我们常常表述得不准确,不容易掌握。 

  三、量化是实现简约傻瓜式组合的前提 

  高效管理快乐工作需要实现简约傻瓜式组合,像我们操作傻瓜相机一样,按下快门即可。这种简单操作的背后需要大量的复杂的精确量化过程,然后压缩成多个模块,经过简单对接,才会形成傻瓜式便利操作。 

  1990年1月25日晚9:34,阿维安卡52航班因为燃油耗尽,坠毁于长岛,机上73名人员全部遇难。主要原因是飞行员和地面机场航空交通管理员之间的沟通不畅造成的。他们所使用的母语不同,表述和接收信息不准确,致使发生误解,管理员没有及时批准降落,导致最后灾难。“燃料快用完了”、“燃料不足”、“燃料危机”、“情况紧急”等由于文化、传统和职权等表现出了歧义,如果设置为A、B、C、D等危机的等级,通过这样简单的量化的精确表述,就会避免一场人间灾难。这是人际沟通量化的课题。 

  1981年栾润峰上大学,老师发下来《MS-DOS操作系统》,这本书789页。当这本书发给他们的时候,所有的人都哄堂大笑。笑什么?老外太笨了,这么一个DOS操作系统还要789页的书,太不象话了。可是当栾润峰分配到工厂,把这本书给机床操作工看,当初中毕业的机床操作工也学会DOS系统的时候,栾才真正震撼了:中国写一份说明书能简就简,能少就少,最后是谁也看不懂,甚至自己也看不懂,我们从来就不提倡过程,我们从来认为人家笨,我们聪明,可是我们这种聪明充其量是小聪明。而欧美按部就班的风格,用傻瓜式的简单明白尽管繁琐的方式提升了整个民族的聪明度。这是大聪明,傻瓜式的简明管理动作才能构成一个伟大的企业。这是岗位管理和质量管理等应该专业研究的课题。 

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