知识管理的新要求：电子邮件管理

　　随着企业信息化的普及，电子邮件在企业生产经营活动中变得不可或缺。
　　一项统计员工每天收发电子邮件数量的调查显示，因为工作需要收发邮件的人占到75.5%，在收发邮件的频率上，选择“基本每几小时一次”的占到了大多数。收发2－10封的有37.4%; 收发10－100封的占到了 19.4%；还有2人选择了每天100封以上。

　　企业通过电子邮件交流相比面对面的交流有以下几个优势： 
不受地域限制。您无须知道对方在哪里即可与他沟通。 
不受时间限制。因为电子邮件的通信是异步的，你无须考虑对方现在是否方便即可以发送邮件给他。收件人自会选择方便的时间收信或者回复。 
可以将交流内容留档。企业的电子邮件通信一般都具有法律效应，比起语言交流，从邮件中获得的信息可靠性要高得多。 
　　电子邮件内容形式多样。电子邮件可以夹带各种形式的附件。如果文字无法把事情说清除，您还可以附带图片，声音，视频或者其他文件数据作为补充。 
避免面对面的尴尬。大多数情况下，通过邮件交流比面对面沟通双方更直接了当。 
沟通成本低。相比电话，传真，快递等信息递送方式，电子邮件的成本几乎可以忽略不计。 
其弊病也很明显： 
　　由于电子邮件是异步通信，和电话，面对面交流相比，发件人无法及时获得反馈。有时一两句可以问清楚的事，邮件往返可能要4，5个来回。 
　　使用不当反而导致效率低下。一个典型的例子就是拿电子邮件当聊天工具。一两句话就发送一封邮件。 
　　信息量过大，有效信息量反而很少。由于电子邮件太过廉价，因此信息的传递很容易被滥用。加上电子邮件提供抄送，群发功能，收件人获得的有效内容很容易被淹没在信息的汪洋大海中。 
　　邮件管理依赖个人和客户端工具。由于邮件服务器只负责电子邮件的分发，因此邮件分发完成后，剩余的管理工作完全依赖个人和客户端工具。由于电子邮件包含企业经营的重要信息，因此电子有的管理也被作为知识管理的一个重要部分。DocCare提供的邮件自动收集归档功能解决了这一问题。用户只需要将他认为有价值的邮件发送或者抄送到DocCare指定的收件地址，DocCare就会自动接收并保存于指定目录中。用户可以将电子邮件作为文档一样管理，搜索。也可以将邮件附件分离出来做为单独文件进行管理和搜索。