现代会展集聚了人流、物流和信息流。众多的研究和实践表明，较高的物流效率水平是形成会展企业核心竞争力的重要因素。会展物流的主要任务就是安全、快捷、高效地组织会展活动所需要的各种资源及各参展厂商的展销产品由供货地向会展场馆的转移，由会展现场向购买者过渡，会展结束后再由会展现场转移至厂商或其他地点。
安全性
安全性是会展物流的首要任务和要求。所谓安全性是指物流过程中要保证物品的安全。一般而言，会展活动所需要的设备物资由会展组织者采购，而参展商展销的产品运输则在会展组织者的统一调度下自行负责，既可以委托会展组织者解决，也可以委托会展物流中介机构解决。不管是由前者还是由后者解决，承运人在运送货物过程中必须保证物品不发生破损、缺失、霉烂、腐败、水渍等有损展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的展品质量不合格，从而导致展会准备工作的推延、中断或者影响展会的效果。
快捷性
快捷性是会展物流的又一重要任务和要求。方便快捷是会展物流高效的体现。一般来说，展会的时间都相对比较短，从展会策划到最后撤展时间跨度一般不超过半年，因此，要求展会组织者以及会展物流企业在确保展品运送质量符合经济原则的前提下，要以最快的速度完成会展物资从供货点到会展场馆甚至到购物者所在地的空间转移活动，不能出现物资运输迟滞或者供货不及时，从而给展会带来不必要的麻烦。
准确性
准确性也是会展物流的重要任务和要求。会展物流的准确性要求比较高，在发货、运货、提货以及相关通关和保险等各个环节业务中都要保证货物与单证相符，在整个货物运送过程中不能发生错、乱、丢、损等责任事故。由于会展期限一般比较短，对货物运送的时间性要求很高，因此应力求准确无误地完成会展物资的运输流通工作。
经济性
经济性是会展物流的重要任务和要求。会展物流的一个基本原则是其经济性，它要求会展物流要实现低消耗或者低成本的任务，即在保障安全、快捷、准确的基础上，对物资运送所选择的运输路线、运输工具、运输方式等进行综合评价，继而选择最节省人力、财力和物力的组合，以最大限度地降低物流成本。
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