我国会展业经历了二十余年的发展，作为信息的集散地的功能也得到了越来越多的人的共识。通过在展会期间的调查，企业可以搜集到有关竞争者和顾客的信息，为企业的下一步发展战略提供依据。同时，大众也可以了解到国内外企业的发展情况，并获取到许多的文化知识。展会作为交流信息的平台，至少需要三方面主体的共同作用，即组展商、参展商，以及与本次展会相关的其他信息提供组织。
首先，对于组展商，它要担负起前期信息的搜集、整理、提供，中期展会管理，以及后期展会总结等多方面的职责。在展会开始之前，组展商应首先从参展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后对所得的众多信息进行综合整理和加工，把它们汇编成册向展会提供详尽信息。同时重要的是，组展商设计与建立一套完整的展会运行体制，保证信息顺利流通。应该说，组展商的前期工作是整个信息流程的起始阶段，也是这一过程中最为重要的阶段。
其次，从参展商方面来说，在决定参加一个展会后，应首先针对本次活动做出周密的战略分析，并确定出预期目标。在进行宏观和微观分析的基础上，确定本次参展过程中企业所期望得到的信息，并对企业的预期目标进行定位。在展会中，参展商在主动向组展商提供自身信息的同时，也从展会中得到更多的、更为详实的信息。因而在完善的利益保护机制下，每一个主体不会因为自身信息的曝光而遭受“灾难”。参展单位在展会中主动搜集所需要的信息，密切与组展商及其他信息提供者进行联系，加大企业信息获取量，使参展活动“不虚此行”。展会结束后，各参展单位对所获信息及参展成果整理汇总，与预期目标进行对比衡量收益。
再次，对于与展会相关信息提供者，即供应商、经销商、采购商、广告和同期同类展会等等，它们对整个展会中信息集散功能的发挥也具有十分重要的作用。展会前，他们需要向组展商提供有关信息，并对自身利益和要求进行表达，以使自身信息顺利进入展会，在这些信息被参展商了解的同时，也能够了解到其他竞争者的信息。在展会开始之后，这些信息提供者也不遗余力地向展会提供各种各样的信息，向参展单位展示自己，在竞争中获得收益。
需要注意的是，提供一个供参考的参展平均费用是不现实的，因为这些费用取决于展台的大小、展会的类型、展会的举办地点及众多其他因素。
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通常，参展相关费用包括：
- 基本费用 (展台租金，能源供应，参展证件，停车许可证等);
- 展台设计费用 (创意建议书，规划，刻字，展具，图片，幻灯片，标识，装修和装饰，声像支持的展示等);
- 展台设备的费用(家具，地毯，灯光，厨房设备摄像机，投影仪等);
- 展台服务费用 (参观者招待， 装置， 招待， 口译， 辅助员工等);
- 沟通材料价格 (邀请函， 赠送品，广告资料，产品目录，广告费， 邮费，新闻夹，翻译， 观众的入场券，电话，传真，互联网等);
- 运输、物流和垃圾处理费用(储藏、保险、过境税、垃圾处理等)
- 参展员工旅行、住宿和款待费;
- 其他费用(咨询，展会市场调查，跟进，培训等)。
对新参展企业或小企业而言，与另一家企业联合参展是低成本、高收益的参展方式。特别是在海外展会上，两个或两个以上的企业共同租用一个展台参展或联合参加政府展台都是进入新的海外市场的有价值的选择。
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