为确保项目严格按照质量管理体系及相关规范有序地进行，对项目中形成的文档和记录(包括开发文档、管理文档、培训文档、决策文档等)，都必须实施有效的控制和管理。
文档管理需要有一定的规范。在管理之初，需要对所有的项目文档格式进行统一化，并设置属性。主要包括：
1.文档编号规则：项目编号—文档分类编号—日期〔标题〕。
2.状态属性分为草稿、已校正和正式发布三种。
3.安全级别定义文档的保密性，可以根据其可见性分为公开、内部使用、机密等。
4.通用格式：封面+变更说明+目录+正文。
5.变更说明：以表格形式说明什么人在什么时候对文档做了哪些改动。
此外，还需要通过对项目文档版本的控制，记录项目实施过程中各阶段环节的发展变化情况，确保由不同人员所编辑的文档得到一致的更新和维护。主要包括：
1.目录设置，对于文档的版本控制，具体可实施分级管理，即形成：“项目名称/实施阶段/文档名称”的结构。
2.文件名设置，要求简明易懂。
3.版本号管理，创建文档时为1.0版，需要调整时，在此基础上进行版本升级，并签属更改人及更改时间，在每一份文档的开头，用表格说明版本控制的信息。
最后，在项目实施过程中，如果出现项目计划外的变更情况，应该对变更进行书面记录，并进行详细的跟踪记录，当变更完成之后还要记录结果，作为备查文档存留。
相关链接：
北京大学法学院教授张平认为，文档分享平台作为一种不可阻挡的商业模式，需要合理的空间进行良性发展。而要解决平台方和权利人之间的矛盾，在立法上进行改变往往费时费力，国际上也逐渐偏向于减少立法的频繁变动，而在实际的执行中寻求解决方法。因此，司法实践的作用显得更加重要，法官使用自由裁量应该慎重，不应对平台方施加过重的审查义务;权利人也应该积极维权，在发现自己的作品被侵权上传后，应行使通知删除的权利，尽量减少诉讼战争的爆发。
张平进一步解释说，“红旗”原则是“避风港”原则的例外适用，就是指如果侵犯信息网络传播权的事实是显而易见的，就像红旗飘扬一样，网络服务商就不能装作看不见，或以不知道为理由来推脱责任，如果在这样的情况下，不移除链接的话，就算权利人没有发出过通知，我们也应该认定这个设链者知道第三方是侵权的。张平认为在分享平台中，这一原则适用于一些知名的作品，或者点击率高的热门作品，不能认为所有的作品都适用“红旗”原则。
国家版权局原巡视员许超认为，不同的文档分享平台的运营模式有相同也有不同，而平台方规避法律风险的一个重要条件是“未因为用户上传侵权文档而直接获取经济利益”，这应成为平台方设计运营模式的重要考量因素之一。同时，当平台上出现了侵权文档侵犯了权利人的合法利益，纵使平台方没有过错也应积极履行停止侵害的义务。许超还强调，视频分享网站要想区分网友上传的作品是否侵权相对容易，例如正在上映的热门影片，如果被某些个人用户进行了上传，可以较为容易地判断出其涉嫌侵权。但这一“应知”规则并不适用于文档，应对文档设立另外的判断标准。
中国人民大学法学院副教授金海军指出，判断平台方是否应知侵权行为的存在，现有的法律规定还存在着很多不明确和模糊之处，除了需要从立法上进行适当的探讨，法院的判决也很重要。法院的判决应该既解决个案，也应具备一定的前瞻性。具体到中青文与百度文库的案件，法院认为对于浏览量比较大的作品，平台方具有“应知”的义务，并应当采取事前审核措施，这一观点值得进一步研讨。
来源：
