公文处理是办公室工作的一项重要内容,是秘书人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。面对新形势、新任务,如何做好公文处理工作?通过实践和思考,笔者认为要重点把握好以下几个方面。
一、注重公文时效
公文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的,公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲:“言当其时,一字千金,言背其时,一文不值。”文秘人员在公文处理工作中要强化时间观念,对每一份公文都要及时办理,整个公文处理过程不拖、不压、不误、不漏。同时要按照公文的性质和内容,正确区分轻重缓急,急件急办,特件特办,保证急件、要件优先处理。在公文处理活动中还应实施科学有效的管理,简化办文程序,减少不必要的重复过程,对阅办人规定阅办时限,加强督促检查,缩短公文运转周期,及时、适时、高效地处理好每一份公文。
二、确保公文安全
保证公文安全是公文处理工作政治性的内在要求。公文处理工作经常接触大量的机密事项,一旦在工作中发生泄密事故,后果不堪设想。特别是在新形势下,随着高新技术的迅猛发展,泄密的方式、渠道越来越多,窃密的手段越来越高,安全保密的形势越来越严峻,正如毛泽东同志所说的那样:“保守机密,慎之又慎”、“九分半不行,九分九也不行,非十分不可。”文秘人员在公文处理工作中,要不断强化安全保密意识,加强对公文的管理,确保不遗失,不损坏,不泄密。一要保证公文在传递过程中的安全。在公文传递过程中要严格履行手续,随时掌握公文的去向,避免盲目传递。公文传阅要以文秘部门为中心点纵向传递,不允许在应阅人之间横向传递,以免传阅件失控、丢失。严格按照文件的发布层次限定密级文件阅读范围,不随意扩大范围,保证文件发布层次和实际知悉范围的一致性。二要保证公文在保管上的安全。公文要存放在专门的保密柜里,确保安全可靠。对“绝密”级文件不复制、不汇编、不抄录;从严控制“机密”级、“秘密”级文件的复制,确因工作需要复制的情况下,严格履行报批手续,并按密级文件的管理方式管理密级文件复制件。三要保证公文在销毁过程中的安全。销毁密级文件必须详细登记造册,履行报批手续,由二人以上监销,绝对不许将密级文件当作废旧物品处理。
三、坚持质量第一
文秘工作人员要始终坚持把质量第一的原则贯穿于文处理的全过程,对工作精益求精,不断提高服务层次和平。一是在公文处理工作的每一环节都要准确可靠,不出何差错。内收外发公文,应仔细登记、编号,且登记分类楚,项目填写齐全,交接签字手续完备。公文登记之后,及提出拟办意见,呈送领导批办,拟办意见应准确、得体、可行,起到提示、预案、参考作用。领导批办以后,认真领会领导批办意见,准确传阅文件,不错传、不漏传。文秘人员还要本单位收发公文材料心中有数,根据本单位的工作性质和务明确立卷归档的范围,随时筛选和整理,做到归类清楚,善保管,一旦领导需要,能马上查得到,拿得出。二是在公处理工作中加强催办和反馈。公文处理不是简单的“收收发,它是机关工作的一个重要方面,直接关系着党和国家针政策的实施和政令的畅通。要做好公文处理工作,就不停留在“收”和“发”上,而是要通过公文处理工作使各项决很好地贯彻和落实。催办是提高公文处理效率、推动决策实的重要手段。因此我们要在公文处理工作中加强催办个环节,按照规定的时限对承办人进行督促、对承办事项行检查,防止误时和误事。在抓好催办的同时,要充分利多种渠道做好反馈工作,做到事事有回音,件件有着落,确工作形成回路,有效运行。三是在公文处理工作中要注重效性。办公部门每天都要收到大量的公文材料,如果把这公文都呈送给领导,不仅领导看不过来,还会影响对一些要公文的阅批。文秘工作人员要善于做“沙里淘金”、“去取精”的工作,及时对公文筛选、分类,将重要的、有价值的文材料提供给领导。在公文处理过程中,有各种不同的况,文秘人员既要按规定程序办理,又要根据实际情况灵掌握,不能简单地照传照送。
四、恪守工作规范
公文处理是一项严密的、连贯性较强的工作,要使这工作有条不紊地高效运转,必须恪守工作规范,使各个环的工作都合乎要求。一要建章立制,手续齐全。要建立健全公文收分办理、利用管理、传阅借阅、催办反馈、清退销毁、立卷归档等方面的制度,所建立的制度要具有可行性,让经办人员看得见、抓得着、好操作、易落实。还要设立收文登记簿、发文登记簿、公文传阅夹、公文阅办单、废旧公文销毁单等,与公文处理的有关制度相配套。二要建立起良好的工作秩序。在接收、登记、分送、运转、立卷、归档的整个流程中,做到运行有序。在每一工作环节上,也应讲究操作顺序,如:在公文传阅过程中,传递阅件的顺序是先传主要领导后传主管导,再传其他领导和有关部门,传递办件则应先传主管领导,后传主要领导。给领导送阅文件时,应按文件内容的重要程度安排摆放顺序,急件、要件放在上面,阅知件放在下面,这样便于领导优先处理大事、要事。而在文件的保管上,则应按来文单位存放,同一单位的来文存放时按文号顺序码放,这样便于查询利用。三要在公文处理中搞好各个工作环节和岗位的有序衔接。公文处理整个流程要历经若干个工作环节和岗位,哪个环节和岗位出现梗阻,都会影响公文效能的发挥。这就要求我们在明确岗位分工和责任的同时,加强各岗位之间的密切配合和协作,使各环节、各岗位之间有序衔接,运转自如。
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