公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般文章作品又一显著的特点。由于公文是党和国家用来领导和管理国家的一个工具，它 是机关的喉舌，代表的是机关的权威，所以制发公文是一件非常严肃的、具有重要政治意义的工作。
1.通知的含义及特点
通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知具有以下特点：
(1)应用广泛，使用频率高。
(2)内容单纯，行文简便。
(3)具有执行性。
通知多用于下行文，要求下属单位予以办理或执行。新版《条例》中关于通知的内容尤其突出其执行性。
2.通知的结构
(1)标题。写明发文机关名称、内容与文种。如果通知内容简单，不以正式公文格式印发，也可只写“通知”或“会议通知”、“任免通知”。
(2)主送机关。
(3)正文。写明制发通知的根据与目的、通知事项，通常用“特此通知”结尾。也可以在结尾处再次明确主题或作必要的说明。
(4)制发机关与成文日期。
公文的特定的效用是指公文的现实效用，是由公文制发机关的法定地位所规定的。凡是制定公文的，都应该按照这样一种格式来进行，如果不按照这种格式，就会对公文的权威性有所损害，所以公 文要有一个规范的体式。
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近年来，镇远县四举措切实增强公文制定工作的科学性。
切实增强公文制定工作的科学性。一是公文起草坚持政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，站在全县发展全局的战略高度研究问题、谋划工作，确保文件充分体现各级党政政府要求，符合客观实际。二是要坚持问题导向，加强调查研究，勇于改革创新，着力破解深层次矛盾和体制机制障碍，提出切实可行的创新举措。三是发扬“短、实、新”的优良文风，力求文件简短精炼、直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明、重点突出。
建立健全公文前置审核机制。一是明确前置审核范围和要求。按照《党政机关公文处理工作条例》和《中国共产党党内法规制定条例》有关规定，重点审核文稿内容是否符合党政路线方针政策和相关法律法规，涉及其他部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见、是否符合有关权限和程序等，切实把好政治关、政策关、法律关。二是规范前置审核程序。按归口履行完相关审议或审批程序后，由牵头起草部门报县委或政府办公室进行前置审核。
严格规范公文发文报送程序。部门拟提请以县委名义发文，须以本部门名义向县委报送请示，由县委办公室按程序办理。拟提请以县委、县政府名义联合发文的请示，不得同时主送县委、县政府;文件稿牵头起草部门为党群部门的，应主送县委，由县委办公室提出拟办建议按程序办理;文件稿牵头起草部门为政府部门的，应主送县政府，由县政府办公室提出拟办建议按程序办理。起草部门原则上不直接向县委或县政府分管领导同志个人报送发文请示。
优质高效做好公文下发前审核工作。建立健全分级分类审核、要素审核、主办人负责制等制度，探索开展开门办件等方式，提高审核质量和水平。对涉及部门多、影响范围广、协调难度大的文件，加大沟通协调力度，推动文件及时出台。健全紧急类文件审核办法，对时效性强的文件，优化办理流程，加快办理节奏，确保按照时间节点完成审核任务。
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